Selasa, 23 Desember 2014

IT Inventory Siap Pakai untuk Kawasan Berikat

Pengusaha KB/PDKB wajib memiliki sistem informasi persediaan berbasis komputer (IT Inventory)

Kriteria minimal :
1. Dipergunakan untuk melakukan pencatatan pemasukan/pengeluaran barang secara kontinu dan real time di KB yang bersangkutan
2. Dibuat sedemikian rupa sehingga dapat menghasilkan laporan sesuai format yang ditentukan
3. Mencatat riwayat perekaman
4. Memberikan akses secara realtime dan/atau online kepada pejabat BC
5. Pencatatan hanya oleh orang yang memiliki akses khusus

Perubahan pencatatan hanya dapat dilakukan oleh orang yang memiliki akses paling tinggi.

Salah satu Sistem Informasi Persediaan Berbasis Komputer yang dapat diakses Online adalah iCore yang disediakan oleh vendor PT Incore Systems Solutions.
Keunggulan iCore:
1) Dapat menampilkan history barang import sampai dengan di eksport kembali,
2) Sesuai standar aturan Ditjen Bea dan Cukai dan menghasilkan laporan sesuai format yang diminta dalam regulasi Ditjen Bea Cukai serta laporan sesuai kebutuhan perusahaan dalam bentuk word dan excel
3) Dapat diakses realtime dan online dimanapun oleh karyawan dan pemeriksa Bea Cukai
4) Multi user, sederhana, dan mudah digunakan (user friendly)
5) Sistem yang aman dengan akses khusus dan otorisasi bertingkat-tingkat (authorized secured access), sehingga tiap user hanya dapat mengakses fitur-fitur yang sesuai job descnya / pekerjaannya, misalnya user Gudang tidak dapat mengakses fitur-fitur Produksi, dan ada admin hingga super user (management)
6) Sudah tersedia mikro sistem yang memudahkan sinkronisasi data secara reguler dari Software SAP/ERP/lainnya yang digunakan perusahaan Anda ke dalam iCore hingga menampilkan laporan-laporan yang sesuai peraturan Bea Cukai
7) Investasi untuk iCore sangat terjangkau dengan kualitas tinggi dan after sales yang lengkap (pelatihan karyawan menggunakan iCore, maintenance bulanan gratis selama jangka waktu tertentu, update iCore gratis).

Silakan hubungi langsung PT Incore Systems Solutions via email: management@indonesiacore.com ataupun melalui telepon 021 96902959 / fax 021 7452464 apabila ingin mendapatkan proposal penawaran detail IT Inventory iCore ataupun meminta jadwal untuk presentasi langsung iCore / video presentasi iCore.

PT Incore Systems Solutions menyediakan solusi lengkap untuk Kawasan Berikat, IT Inventory untuk Gudang Berikat, serta menyediakan iKITE IT Inventory Systems yang merupakan IT Inventory untuk Perusahaan Penerima Fasilitas Pembebasan ataupun IT Inventory untuk Perusahaan Penerima Fasilitas Pengembalian bea masuk untuk tujuan ekspor (ex-KITE).

Kewajiban Bea Cukai dan Perusahaan Terkait IT Inventory

Kewajiban Perusahaan Terkait IT Inventory
1. wajib memiliki dan mendayagunakan IT Inventory yang dapat menyediakan/menampilkan laporan sebagaimana diwajibkan dalam peraturan perundang-undangan.

2. memastikan bahwa IT Inventory tersebut tetap digunakan secara konsisten dan akurat dalam mendukung operasional pengelolaan persediaan.

3. tidak menggunakan IT Inventory lainnya selain dari IT Inventory yang sudah terkoneksi dengan KPBBC. Hal ini dimaksudkan agar perusahaan tidak menggunakan dua macam pembukuan dalam mencatat kegiatan operasionalnya. Laporan yang disampaikan kepada stakeholders dan laporan yang disampaikan ke KPPBC mempunyai informasi yang sama dan berasal dari data yang sama.

4. membuat dan menyampaikan laporan ke DJBC dengan menggunakan IT Inventory yang digunakan oleh perusahaan untuk kegiatan operasional sehari-hari.

5. menyediakan akses sistem informasi kepada DJBC baik untuk kepentingan pelayanan/pengawasan oleh KPPBC atau kepentingan pengawasan secara post clearance audit.


Kewajiban KPPBC Terkait IT Inventory
1. Menjaga kerahasiaan dan keamanan data dengan tidak memberikan, mempublikasikan atau menyebarluaskan data dimaksud kepada pihak lain yang tidak diatur dalam ketentuan perundang-undangan;

2. Memanfaatkan Informasi yang didapat dari akses ke IT Inventory perusahaan sesuai tujuan diberikannya informasi tersebut;

3. Melakukan asistensi terhadap penerapan IT Inventory oleh perusahaan agar semaksimal mungkin memenuhi kriteria yang telah ditetapkan peraturan perundang-undangan;

4. Melakukan pengecekan berdasarkan manajemen risiko terhadap penerapan IT Inventory oleh perusahaan dan/atau melakukan pemutakhiran profil sehingga dapat memberikan pelayanan secara maksimal;

5. Menyiapkan sarana dan prasarana agar akses terhadap IT Iventory dapat dilakukan secara optimal.

IT INVENTORY PADA PERUSAHAAN PENGGUNA FASILITAS KAWASAN BERIKAT

I. IT Inventory harus mampu mencatat pemasukan, pengeluaran, Work in Process (WIP), adjustment, dan stock opname, secara kontinu dan realtime.
a. Pengertian kontinu adalah pencatatan dilakukan secara terus-menerus untuk setiap transaksi dan mutasi atas barang dan bahan yang mendapatkan fasilitas.
b. Pengertian realtime dibagi 2 (dua) jenis:
1) Realtime dalam pencatatan arus barang
Pencatatan data transaksi persediaan pada IT Inventory oleh operator data entry atas pemasukan, pengeluaran, WIP, adjustment, dan stock opname (pergerakan barang) dilakukan sesegera mungkin setelah medapat otorisasi terlebih dahulu dari pegawai perusahaan sesuai kewenangan yang diatur dalam SOP atau SPI perusahaan.
2) Realtime dalam pembaharuan (refresh) data laporan
Setiap proses input ke dalam sistem informasi dapat secara langsung memperbarui database yang digunakan untuk proses pelaporan.

II. IT Inventory harus memiliki sistem reporting yang mampu membuat laporan dengan bentuk dan format sesuai peraturan.
Untuk perusahaan penerima fasilitas Kawasan Berikat:
1) Laporan Pemasukan Barang per dokumen pabean;
2) Laporan Pengeluaran Barang per dokumen pabean;
3) Laporan Pertanggungjawaban Mutasi Bahan Baku dan bahan Penolong;
4) Laporan Pertanggungjawaban Mutasi Barang Jadi;
5) Laporan Pertanggungjawaban Mutasi Barang Sisa dan Scrap;
6) Laporan Pertanggungjawaban Mutasi Mesin dan Peralatan Perkantoran;
7) Laporan Saldo WIP.

III. Sistem informasi harus mampu mencatat, menyimpan, dan menampilkan riwayat aktivitas (Log)
Riwayat aktivitas (log) adalah historis perekaman dan update data pada IT Inventory. Riwayat aktivitas (log) harus dapat ditelusuri dalam waktu 2 (dua) tahun periode sebelumnya apabila diperlukan.

IV. Sistem informasi harus bisa diakses secara online dari Kantor Pabean.
Online dalam kriteria ini adalah sistem informasi harus dapat diakses dari KPPBC/unit pengawasan pada DJBC. Demi keamanan dan kerahasiaan data, perusahaan memberikan username dan password kepada KPPBC yang mengawasi.

Data stock barang atau bahan dalam laporan yang dapat diakses oleh pegawai KPPBC harus dapat di-browse dalam tenggang waktu 1 (satu) tahun periode tahun lalu dan periode tahun berjalan. Sedangkan data stock barang modal harus dapat di-browse dalam periode 4 (empat) tahun terakhir.

V. Pencatatan dalam sistem informasi dilakukan oleh pihak yang memiliki akses (authorized access).
Yang dimaksud pihak yang memiliki akses (authorized access) adalah pihak-pihak yang memang ditugaskan oleh perusahaan untuk melakukan pencatatan sesuai dengan kewenangannya.

VI. Dalam hal terdapat perubahan pencatatan dan/atau perubahan data harus dilakukan oleh pihak yang memiliki kewenangan.
Perubahan pencatatan dan/atau perubahan data dilakukan oleh atau dengan persetujuan pihak yang lebih tinggi dari petugas pencatat di perusahaan.

VII. Sistem informasi menggambarkan keterkaitan dengan dokumen kepabeanan dengan mencantumkan data jenis, nomor, dan tanggal pemberitahuan pabean.
Pemasukan atau pengeluaran barang ke atau dari perusahaan penerima fasilitas TPB menggunakan dokumen pemberitahuan pabean. Dalam setiap pemasukan dan pengeluaran barang, jenis, nomor, dan tanggal dokumen pemberitahuan pabean tersebut harus selalu dicatat dalam IT Inventory.

Apabila IT Inventory milik perusahaan dapat menampilkan/menghasilkan Laporan Pemasukan dan Pengeluaran Barang per dokumen pabean yang meliputi jenis, nomor, dan tanggal dokumen pemberitahuan pabean, maka IT Inventory telah menggambarkan keterkaitan dengan dokumen kepabeanan.

VIII. Akses oleh Direktorat Jenderal Bea dan Cukai.
a. Hak akses KPPBC
KPPBC memiliki akses sistem informasi atas laporan-laporan sebagaimana dimaksud pada angka 2. Hak akses tersebut memungkinkan KPPBC sesuai tugas pokok dan fungsinya untuk melakukan rekonsiliasi atas setiap transaksi pemasukan/pengeluaran barang ke/dari Tempat Penimbunan Berikat. IT Inventory yang ada di perusahaan harus dipahami sebagai catatan internal dimana sebelum melakukan pencatatan, perusahaan sudah melakukan validasi atas jumlah, jenis, nilai, dan kesesuaian aspek lainnya.
b. Hak Akses Dalam Rangka Audit Kepabeanan

Dalam rangka pelaksanaan audit kepabeanan dan cukai, DJBC memiliki hak akses terhadap seluruh kegiatan yang terjadi pada Sistem Informasi Persediaan berbasis komputer dan terhadap pembukuan perusahaan yang terkait dengan kegiatan kepabeanan sesuai dengan ketentuan perundang-undangan.

Pengendalian Internal Dalam Pengimplementasian IT Inventory

a. Adanya pencacahan fisik dan proses pengecekan dengan dokumen:
1) barang yang diterima dari supplier sesuai dengan pesanan barang dalam dokumen pemesanan barang atau purchase order.
2) barang dari subkontrak telah sesuai dengan perjanjian subkontrak.
3) barang retur dari supplier telah sesuai dengan keluhan dari supplier.
4) barang yang diterima telah dicatat dan didokumentasikan dengan baik.
5) barang yang diterima telah disimpan dan dikelola dengan baik.

b. Adanya pembuatan dokumen/formulir yang digunakan untuk merekam pergerakan persediaan secara prenumber. Dokumen/formulir tersebut tidak harus berbentuk hardcopy tapi juga data berbentuk data elektronik.

c. Adanya otorisasi pada dokumen dokumen/formulir yang digunakan.

d. Adanya pendokumentasian pergerakan barang dalam IT Inventory.
1) Pemasukan barang
2) Pengeluaran barang untuk proses produksi/subkontrak
3) Pengeluaran barang dalam rangka penjualan
4) Pengeluaran barang dalam rangka retur
5) Pengeluaran barang untuk barang reject dan/atau scrap

e. Adanya quality control dalam proses produksi.

Manfaat IT Inventory Untuk Perusahaan dan Untuk Bea Cukai

1. Bagi Perusahaan
a. memudahkan perusahaan dalam mengelola persediaan yang dimilikinya;
b. memudahkan perusahaan dalam menghasilkan informasi bagi stakeholder termasuk DJBC;
c. memudahkan perusahaan dalam melakukan rekonsiliasi dengan dokumen kepabeanan di KPPBC;
d. memperoleh peningkatan pelayanan sesuai profil dan kriteria pemenuhan persyaratan IT Inventory.

2. Bagi DJBC
a. kemudahan dalam memberikan pelayanan yang baik;
b. kemudahan dalam melakukan rekonsiliasi dokumen kepabeanan dengan pergerakan persediaan dalam IT Inventory yang dimiliki perusahaan;
c. memudahkan profiling terhadap perusahaan.

Mekanisme IT Inventory Secara Umum


1. Masing-masing bagian dalam perusahaan yang terkait dengan pengelolaan persediaan termasuk mesin dan peralatan perkantoran terintegrasi dalam 1 (satu) sistem IT Inventory dan melakukan pengelolaan data sesuai dengan kewenangan masing-masing bagian.

2. Setiap bagian melakukan kegiatan operasional dan melakukan perekaman atas kegiatan yang terkait dengan pemasukan dan pengeluaran barang sesuai dengan sistem dan prosedur serta kewenangannya masing-masing. Sebagai contoh, setiap pengeluaran barang jadi harus dilakukan input pengeluaran barang dalam IT Inventory oleh bagian barang jadi.

3. Hasil perekaman kegiatan operasional di masing-masing bagian yang terkait dengan persediaan akan tersimpan dalam database perusahaan dan data yang telah terekam dalam database tersebut kemudian selanjutnya akan diproses dan diolah untuk kebutuhan laporan bagi stakeholder (termasuk DJBC).

Latar Belakang Adanya Kewajiban Penggunaan IT Inventory

Peran pemerintah dalam membangun industri nasional sangatlah penting yang salah satunya adalah dengan cara memberikan berbagai macam insentif termasuk insentif fiskal kepada pelaku industri. Salah satu insentif fiskal yang diberikan melalui Undang-Undang Nomor 10 Tahun 1995 Tentang Kepabeanan sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2006 (UU Kepabeanan) adalah penangguhan Bea Masuk, PPN atau PPN dan PPnBM, dan PPh Pasal 22 Impor tidak dipungut (Pasal 44 UU Kepabeanan), pembebasan Bea Masuk dan PPN atau PPN dan PPnBM tidak dipungut (Pasal 26 UU Kepabeanan), serta pengembalian Bea Masuk yang telah dibayar (Pasal 27 UU Kepabeanan). Pemberian fasilitas fiskal ini diberikan kepada perusahaan yang mendapat status Pengusaha Tempat Penimbunan Berikat (TPB) dan perusahaan penerima fasilitas Pembebasan dan/atau Pengembalian.

Agar pemberian fasilitas fiskal ini dapat lebih berdayaguna bagi pembangunan industri nasional maka tentunya pemerintah melalui DJBC perlu melakukan penyederhanaan prosedur pelayanan untuk mempercepat proses pelayanan dan mengembangkan pola pengawasan yang lebih efisien dan efektif dengan seminimal mungkin mendistorsi pelayanan, sehingga sudah selayaknya DJBC melakukan perubahan atas pola pelayanan dan pengawasannya terhadap pemberian fasilitas fiskal. Pola pelayanan dan pengawasan yang selama ini dititikberatkan pada pola fisik, misalnya dengan menempatkan petugas hanggar di Kawasan Berikat sudah selayaknya diubah menjadi pola non-fisik. Penggunaan teknologi informasi berbasis komputer dalam sistem persediaan merupakan prasyarat dalam pola pelayanan dan pengawasan non-fisik.

Seperti telah dijelaskan di atas bahwa perusahaan dalam melakukan kegiatan dan pembukuannya untuk menghasilkan informasi bagi stakeholder-nya telah menggunakan teknologi informasi khususnya berbasis komputer. Di sisi lain DJBC sebagai pelayan dan pengawas lalu lintas barang juga menggunakan teknologi informasi dalam melakukan pengawasan atas perusahaan penerima fasilitas fiskal, sehingga penggunaan teknologi informasi berbasis komputer oleh perusahaan penerima fasilitas fiskal bisa dimanfaatkan oleh DJBC sebagai bagian dari pelayanan dan pengawasan secara keseluruhan.

Kepentingan DJBC dalam pengawasan atas perusahaan penerima fasilitas fiskal adalah bagaimana memastikan barang-barang yang mendapat fasilitas tersebut telah dipergunakan atau dimanfaatkan secara baik sesuai ketentuan yang berlaku. Sedangkan di sisi lain, perusahaan penerima fasilitas TPB atau fasilitas Pembebasan dan/atau Pengembalian berkepentingan atas pengawasan persediaan (inventory) yang dimilikinya sehingga persediaan yang merupakan aset perusahaan tersebut dapat terpelihara dengan baik dengan biaya yang efisien.

Dari sisi pelayanan, penggunaan teknologi informasi berbasis komputer dalam sistem pengelolaan persediaan merupakan faktor utama yang harus dipenuhi agar perusahaan dapat meningkatkan profilnya. Profil yang baik berarti meningkatnya pelayanan yang diberikan. Dengan profil yang baik, perusahaan dapat memperoleh berbagai fasilitas prosedural, seperti kegiatan subkontrak berlanjut, subkontrak untuk seluruh kegiatan produksi, pemasukan dan pengeluaran bahan baku dan hasil produksi langsung ke atau dari perusahaan penerima subkontrak, pegawai perusahaan tidak perlu datang ke KPPBC untuk menyampaikan laporan pertanggungjawaban 4 (empat) bulanan, izin perpanjangan tanpa harus memenuhi ketentuan lokasi, dan izin perluasan lokasi tidak dalam satu hamparan. Selain itu, benefit lain adalah keuntungan secara ekonomis, seperti penggunaan corporate guarantee dan perusahaan dapat menerapkan sistem persediaan just in time, yang merupakan salah satu cara mengefisiensikan persediaan. Untuk pengembangan kebijakan di masa yang akan datang, semua sistem pelayanan akan didasarkan pada profil perusahaan, seperti pemberian pelayanan 24 jam x 7 hari kepada perusahaan dengan profil yang baik, termasuk meminimalkan keterlibatan pegawai dalam proses pemasukan dan pengeluaran barang.